Istanze on line si blocca ogni volta che viene usato massivamente, ecco perchè

Sembra una bomba ad orologeria. Istanze on line, la piattaforma ministeriale attiva per avviare procedure per i docenti che vanno dalla richiesta di mobilità alle domande per le supplenze, sino alle domande per i concorsi, va in tilt ogni volta che serve.

Sembra ormai un appuntamento consueto. Nel momento in cui ci sono decine di migliaia di persone che usano la piattaforma, questa crea problemi e impedisce l’uso del servizio. Tra l’altro in prossimità delle scadenze risulta frustrante e deludente l’esperienza di usato di una piattaforma che dovrebbe invece snellire le procedure di domanda.

Ma come mai succede tutto ciò, come è possibile che un servizio funzioni bene in alcuni momenti mentre in altri si rivela un incubo proprio quando serve e quando si è in prossimato delle scadenze?

I servizi on line funzionano in maniera analoga a quelli in presenza. Per ogni servizio è prevista una procedura codificata ben definita. Basta seguirla.
Immaginiamo, quindi, che le domande vengano consegnate in presenza. Occorre che ci sia un servizio di accettazione e che questo venga allestito con un discreto numero di funzionari altrimenti non ci sarà la possibilità di gestire l’accettazione di decine di migliaia di domande. E’ chiaro che gli uffici non potranno accettare migliaia di domande se non hanno personale in quantità sufficiente.

Adesso vediamo come funziona il servizio on line. C’è un server che mette a disposizione il servizio pronto per ricevere i dati della domanda e li conserva in un archivio informatico. Il server è un computer che dispone di risorse tali da poter dare servizio a diverse persone. Un po’ come un ufficio che dispone di tanti sportelli. Quanti utenti possono accedere ad un server che dispone di servizi del genere? Di solito anche 1000 persone, purché il server abbia particolari dotazioni che non stiamo qui a specificare e sia raggiungibile da una connessione veloce. In un contesto in cui ci sono ad esempio 50mila persone o anche più che chiedono mobilità o ad esempio accedono per inoltrare domanda di inserimento in GPS (in questo caso si arriva anche a 200mila persone), è chiaro che un solo server non riesce. Logica vuole che il servizio venga replicato su più server (un cluster di server). Non è dato sapere quale sia il dimensionamento delle risorse a disposizione del Ministero ma con molta probabilità il servizio va in tilt non per malfunzionamenti ma per troppe connessioni. Arrivato ad un certo punto il server non accetta più richieste e le rigetta. Persino chi sta compilando la domanda vede tutto rallentato e possibilmente si vede buttato fuori.

C’è anche da dire che spesso i server dispongono di dispositivi di protezione che li mettono al riparo da eventuali tentativi di accesso indesiderati (hacker o malintenzionati), e catalogano quella montagna di richieste di accesso come un tentativo malevolo, quindi si mettono in protezione rigettando tutte le richieste, in attesa di un intervento o di qualche evento che sblocchi.

Quando un grosso ente come il Ministero commissiona un servizio come quello che abbiamo descritto, decide di affrontare due differenti sforzi economici: il primo riguarda la progettazione del servizio, il secondo riguarda l’allestimento su uno o più server. Ecco, avviene sempre più frequentemente che la prima parte venga affrontata adeguatamente e i servizi funzionano, mentre la seconda parte venga sotto dimensionata. Alla fine il servizio viene testato ma non “sotto sforzo” quindi decretato il funzionamento senza errori si decide che tutto funzioni.

Poi arrivano i servizi utilizzati anche da 100mila persone e ci si accorge che forse occorrevano più spazi web, più server , insomma più sportelli ad accettare le domande.

Quindi cosa occorre fare? Semplice incrementare il numero di server messi a disposizione. Questa cosa ha sicuramente un costo ma può anche essere resa disponibile solo al bisogno mediante tecniche di virtualizzazione. Come se si avviassero uffici speciali solo in prossimità di situazioni di uso massivo.